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Política de Retención y Gobernanza de Datos 📁

API Monitor APM procesa e ingiere volúmenes masivos de telemetría en tiempo real (trazas distribuidas, registros de logs y puntos de métricas de red) a través de agentes e instrumentaciones de OpenTelemetry.

Para equilibrar la visibilidad operativa en caliente con la eficiencia y optimización de costos de almacenamiento en la nube, la plataforma incorpora un sofisticado módulo de Gobernanza y Retención de Datos altamente configurable a nivel de Workspace.

🖥️ El Panel de Retención de Datos​

El formulario de control de almacenamiento te permite definir de forma precisa el ciclo de vida de tus registros analíticos. Puedes acceder a él desde la consola del portal en: Dashboard > Configuración > Retención de Datos.

Panel de Retención de Datos

📝 Campos y Opciones del Formulario​

El formulario consta de las siguientes opciones de configuración avanzadas:

  1. Tiempo de Retención Activa (Hot Storage Window): Define la cantidad de días o meses que los registros crudos de telemetría permanecerán disponibles en caliente dentro del motor de base de datos analítica. Las opciones estándares varían entre 30 días, 90 días, 180 días o políticas corporativas personalizadas.
  2. Depuración Automática (Auto-Purge Engine): Activa un hilo de ejecución cron de fondo en el servidor que automatiza la limpieza de registros antiguos sin necesidad de intervención manual.
  3. Respaldo de Auditoría por Correo Electrónico: Cuando esta casilla está activa, el sistema genera de forma automática un Reporte de Auditoría Ejecutiva en formato Excel (.xlsx) antes de borrar cualquier registro. Este reporte contiene los agregados históricos consolidados por mes y servicio, y es despachado por correo SMTP a los destinatarios configurados para que sirva como respaldo contable permanente.
  4. Destinatarios de Alerta y Reporte: Direcciones de correo electrónico corporativo (separadas por comas) autorizadas para recibir las notificaciones y archivos de respaldo de auditoría de depuración.

⚙️ El Motor de Depuración (Execution Jobs)​

El sistema de depuración opera bajo dos modalidades seguras de SRE para garantizar la integridad transaccional de los datos:

1. 🤖 Depuración Automatizada (Daily Cron Job)​

Cuando la opción de autodepuración está activa, el motor de fondo de API Monitor (dataCleanupMaster) se ejecuta diariamente en un ciclo programado a la medianoche (UTC). Su flujo de trabajo es el siguiente:

  1. Cálculo de la Fecha de Corte (Cutoff Date): Resta la cantidad de días configurados (ej: 90 días) de la fecha actual.
  2. Escaneo de Registros Obsoletos: Consulta el motor analítico de base de datos de telemetría para extraer agregados mensuales de todas las trazas, logs y métricas anteriores a la fecha de corte.
  3. Generación y Despacho del Respaldo: Compila un Excel formal con portadas de auditoría, lo adjunta a una plantilla de correo HTML y lo despacha de forma segura a los correos configurados.
  4. Purga Física Segura: Ejecuta sentencias de borrado parametrizadas en paralelo sobre las tablas físicas de trazas, logs y métricas asociadas al tenant_id de forma definitiva.

🧹 2. Depuración Manual (On-Demand Purge)​

Si necesitas liberar espacio en disco o cumplir con una purga de datos por privacidad de forma inmediata, puedes ejecutar una depuración manual directamente desde la interfaz del formulario:

Consola de Depuración Manual

Al presionar el botón [ DEPURAR REGISTROS HISTÓRICOS ], el servidor dispara un hilo de ejecución prioritario idéntico al Cron Job diario, compilando y descargando instantáneamente en tu navegador el Excel de auditoría mientras purga la nube.

✉️ Correo de Notificación y Auditoría​

Una vez completada la depuración (manual o automatizada), el sistema despacha una notificación por correo electrónico formal con diseño adaptable de alta gama. Este correo sirve como certificación digital de la purga y contiene el Excel de auditoría adjunto:

Correo de Notificación de Depuración

🎨 Características de la Notificación:​

  • Encabezado de Co-Branding: Cabecera con diseño limpio de alto contraste holding el logotipo oficial del APM.
  • Detalle Estricto de Rangos (Sin Suposiciones): Una caja de terminal que muestra con total nitidez el rango exacto de la data eliminada y el periodo conservado para evitar asunciones técnicas.
  • Acceso Directo: Un botón de llamada a la acción (CTA) estilizado para re-ingresar al panel de control de forma inmediata y segura.

📊 El Reporte de Auditoría en Excel (Gobernanza Completa)​

El archivo de Excel adjunto (.xlsx) es un documento de grado enterprise diseñado meticulosamente para auditorías de cumplimiento, finanzas y control de almacenamiento TI:

Reporte de Auditoría en Excel

📑 Estructura de Hojas y Formatos:​

  • Hoja 0: Resumen de Depuración (Executive Cover): Una hoja de portada elegante con tipografía monospaced Courier New y los colores de marca de API Monitor APM. Muestra de forma inmediata:
    • Información de Auditoría: Cliente, fecha de ejecución y sistema emisor.
    • Rango Temporal de Depuración: Fechas exactas del rango eliminado (en rojo) y del periodo protegido en caliente (en verde).
    • KPIs Consolidados de Purga: Sumatoria del total de trazas, excepciones, eventos de logs y métricas purgadas de la base de datos de telemetría.
    • Explicación de Gobernanza: Nota que certifica el porqué de la purga de datos históricos y la conservación de la ventana operativa reciente de los últimos 30 o 90 días.
  • Pestañas de Detalle (Detalle Técnico): Cinco pestañas dedicadas (Resumen Trazas, Trazas por Mes, Resumen Logs, Logs por Mes, Métricas) con formato numérico profesional:
    • Formato de Contabilidad: Agrupamiento de millares con comas (#,##0) para conteo masivo de registros.
    • Formato SRE de Tiempo: Latencias promedio y máximas representadas con la unidad en la celda (#,##0" ms").
    • Formato de Porcentaje Nivel AAA: Tasas de error y éxito calculadas de forma nativa (0.00%).
    • Celdas de Alerta por Color: Las celdas de error se colorean automáticamente en verde (bajo), naranja (medio) o rojo (crítico) según la tasa de fallas del servicio.

📈 Claridad y Precisión de Fechas (Sin Suposiciones)​

El sistema de API Monitor APM opera bajo estrictos estándares de transparencia matemática. Tanto el reporte de Excel generado como el correo de confirmación detallan de forma exacta y no asuntiva las marcas de tiempo para evitar suposiciones operativas:

[ ✅ DEPURACIÓN DE DATOS COMPLETADA ]

ORGANIZACIÓN / CLIENTE:          NUEVA INNTECH S.A.S
RANGO DE DATOS ELIMINADOS:        DESDE EL 1 DE ENERO DE 2026 HASTA EL 2 DE MAYO DE 2026 🔴 (Rango Exacto)
PERIODO PRESERVADO (CONSERVADO):  ÚLTIMOS 30 DÍAS (POSTERIOR AL 2 DE MAYO DE 2026) 🟢 (Garantía Caliente)

🔴 Datos Eliminados (Rango de Purga)​

El rango inicial de la purga se calcula de manera dinámica escaneando la fecha del registro más antiguo real de ese cliente en las bases de datos de la nube, y el rango final corresponde a la fecha exacta de corte. Esto garantiza que la organización sepa con precisión absoluta qué ventana de tiempo de telemetría fue removida.

🟢 Periodo Preservado (Hot Storage)​

Por seguridad operativa y acuerdos de nivel de servicio (SLA), el sistema siempre protege y conserva en caliente al menos los últimos 30 días de tu telemetría activa.

Esto asegura que al ingresar a tus dashboards de Overview, Trazas en Vivo e Incidentes sigas teniendo total visibilidad operativa reciente para detección de anomalías y alertas tempranas, mientras purgas de forma segura los gigabytes de logs históricos obsoletos acumulados de meses anteriores.